Användarvillkor

1. Parter och avtalets omfattning

Avtalet ingås mellan Firefly Applications AB, org.nr 559511-7614, Händene Lommagården 2, 532 96 Skara ("Firefly"), och det företag eller den näringsidkare som registrerar eller beställer OfficeNord ("Kunden"). Kontakt: hej@officenord.se.

OfficeNord är avsett för användning i näringsverksamhet. Den som accepterar avtalet för Kundens räkning intygar att personen har behörighet att binda Kunden.

2. Tjänsten och användarkonton

OfficeNord tillhandahåller funktioner för bland annat löpande bokföring, digitala underlag, fakturering, moms, rapporter, årsavslut samt import och export av bokföringsdata. Tillgängliga funktioner framgår av tjänsten och kan utvecklas över tid.

Kunden ansvarar för att konto- och företagsuppgifter är korrekta, att endast behöriga personer bjuds in och att inloggningsuppgifter skyddas. Varje användare ska använda ett personligt konto. Misstänkt obehörig åtkomst ska meddelas Firefly utan dröjsmål.

3. Kundens ansvar för bokföringen

OfficeNord är ett arbetsverktyg och ersätter inte Kundens ansvar enligt bokförings-, skatte- eller annan tillämplig lagstiftning. Kunden ansvarar för att underlag, konteringar, deklarationsuppgifter, fakturor, rapporter och inlämnade uppgifter är riktiga, fullständiga och lämnas i tid.

Automatisk dokumenttolkning, konteringsförslag, kontroller och guider är beslutsstöd. Kunden ska granska resultatet innan det bokförs, skickas eller används för deklaration eller myndighetsrapportering. Kunden ansvarar för att vid behov anlita redovisningskonsult, revisor eller annan sakkunnig.

4. Tillåten användning

Kunden får använda tjänsten för sin egen lagliga verksamhet. Kunden får inte försöka kringgå säkerhet, störa driften, få obehörig åtkomst, sprida skadlig kod, använda tjänsten för olagligt eller vilseledande innehåll eller upplåta tjänsten vidare utan Fireflys skriftliga godkännande.

Kunden ansvarar för innehåll som Kunden eller dess användare för in i tjänsten och ska ha rättslig grund och nödvändiga rättigheter för behandlingen.

5. Pris, kostnadsfri period och betalning

Aktuellt pris och vad som ingår framgår på prissidan eller i en separat beställning. Angivna företagspriser är exklusive moms om inget annat uttryckligen anges.

För närvarande erbjuds nya företag tolv kostnadsfria månader utan krav på betalningsuppgifter. Ingen automatisk debitering sker när perioden tar slut. Fortsatt betald användning kräver att Kunden först väljer eller accepterar ett abonnemang. Om inget abonnemang aktiveras får Firefly begränsa åtkomsten efter den kostnadsfria perioden, men Kunden ska ges rimlig möjlighet att exportera sin bokföring.

Villkor för en framtida betald period, inklusive pris, avtalsperiod, förfallodag och uppsägning, ska visas innan Kunden beställer. Redan betald avgift återbetalas inte för påbörjad avtalsperiod, om inte annat följer av tvingande lag eller överenskommelse.

6. Drift, support och förändringar

Firefly strävar efter en säker och stabil tjänst men garanterar inte oavbruten eller felfri drift. Planerat underhåll kan utföras och akuta åtgärder kan behöva genomföras utan föregående meddelande. Support lämnas via de kontaktvägar som anges i tjänsten.

Firefly får ändra tjänsten för att förbättra funktion, säkerhet, prestanda eller regelefterlevnad. En ändring som väsentligt minskar centrala funktioner under en betald avtalsperiod ska meddelas i skälig tid när det är möjligt.

7. Kunddata, export och säkerhetskopiering

Kunden behåller sina rättigheter till data och dokument som Kunden för in i tjänsten. Kunden ger Firefly rätt att behandla materialet i den utsträckning som krävs för att leverera, skydda och supportera tjänsten.

Kunden kan exportera bokföringsdata i de format som tjänsten vid var tid stöder, däribland SIE. Kunden ansvarar för att regelbundet kontrollera informationen och göra de exporter som krävs för den egna arkiveringen och kontinuitetsplaneringen. Firefly använder säkerhetskopior för återställning av tjänsten; de ersätter inte Kundens eget ansvar för lagstadgad arkivering.

8. Sekretess och personuppgifter

Parterna ska skydda varandras konfidentiella information och endast använda den för att fullgöra avtalet. Skyldigheten gäller inte information som är allmänt känd utan avtalsbrott, redan lagligen känd eller måste lämnas ut enligt lag eller myndighetsbeslut.

Fireflys behandling som personuppgiftsansvarig beskrivs i integritetspolicyn. När Firefly behandlar personuppgifter för Kundens räkning gäller personuppgiftsbiträdesavtalet i bilaga 1 nedan.

9. Immateriella rättigheter

Firefly och dess licensgivare behåller samtliga rättigheter till OfficeNord, dess programvara, design, dokumentation och varumärken. Kunden får under avtalstiden en begränsad, icke-exklusiv och icke-överlåtbar rätt att använda tjänsten enligt avtalet.

10. Fel, ansvar och force majeure

Kunden ska reklamera fel inom skälig tid och ge Firefly den information som behövs för felsökning. Firefly ska inom skälig tid försöka rätta ett verifierat väsentligt fel eller tillhandahålla en praktiskt rimlig lösning.

Part ansvarar för direkt skada som orsakats genom avtalsbrott. Ingen part ansvarar för indirekt skada, utebliven vinst, följdskada eller förlust som beror på felaktiga uppgifter eller beslut som Kunden har godkänt. Fireflys sammanlagda ansvar under en tolvmånadersperiod är begränsat till de avgifter Kunden betalat för tjänsten under samma period. Begränsningen gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet och inskränker inte ansvar som inte får begränsas enligt lag.

Part ansvarar inte för underlåtenhet som beror på en händelse utanför partens rimliga kontroll, såsom omfattande nät- eller elavbrott, myndighetsåtgärd, konflikt, naturhändelse eller allvarlig störning hos kritisk infrastruktur.

11. Avstängning och avtalets upphörande

Firefly får tillfälligt begränsa åtkomsten om det behövs för säkerheten, om användningen innebär risk för tjänsten eller andra kunder, vid väsentligt avtalsbrott eller vid utebliven betalning efter påminnelse. Åtgärden ska vara proportionerlig och Kunden ska informeras när det är möjligt.

Vardera parten får säga upp avtalet enligt villkoren för den valda abonnemangsperioden. Avtalet får sägas upp med omedelbar verkan vid ett väsentligt avtalsbrott som inte rättas inom skälig tid efter skriftlig begäran, eller om motparten försätts i konkurs eller annars kan antas vara på obestånd.

Vid upphörande ska Kunden exportera det material som ska bevaras. Därefter raderar eller återlämnar Firefly Kunddata enligt Kundens instruktion, personuppgiftsbiträdesavtalet och tillämplig lag. Uppgifter kan finnas kvar en begränsad tid i roterande säkerhetskopior.

12. Ändringar av villkoren

Firefly får uppdatera villkoren. Väsentliga ändringar meddelas i tjänsten eller via e-post i skälig tid innan de börjar gälla. Om Kunden inte accepterar en väsentlig ändring får Kunden säga upp tjänsten innan ändringen träder i kraft. Ändringar som krävs av lag eller för att avvärja en säkerhetsrisk kan behöva gälla omedelbart.

13. Lagval och tvist

Avtalet regleras av svensk lag. Parterna ska först försöka lösa en tvist genom dialog. Om det inte lyckas ska tvisten avgöras av svensk allmän domstol med Skaraborgs tingsrätt som första instans.

Bilaga 1 - Personuppgiftsbiträdesavtal

1. Roller och instruktion

Kunden är personuppgiftsansvarig och Firefly är personuppgiftsbiträde för personuppgifter som Kunden behandlar i OfficeNord. Detta avtal med Kundens användning och inställningar utgör dokumenterade instruktioner. Firefly behandlar endast uppgifterna för att tillhandahålla, säkra, underhålla och supportera tjänsten, om inte behandling krävs enligt lag.

2. Behandlingens omfattning

Behandlingen pågår under huvudavtalets giltighet och därefter så länge uppgifterna behöver återlämnas eller raderas. Den omfattar insamling, registrering, strukturering, lagring, läsning, ändring, överföring på instruktion, säkerhetskopiering och radering.

Uppgifterna kan omfatta identitets- och kontaktuppgifter, kund- och leverantörsuppgifter, fakturor, verifikat, transaktioner, betalningsuppgifter, anställnings- och skatteuppgifter, ROT/RUT-uppgifter, dokument, kommunikation samt tekniska identifierare. Registrerade kan vara Kundens företrädare, användare, anställda, kunder, leverantörer, kontaktpersoner och andra personer som förekommer i Kundens material.

3. Sekretess och säkerhet

Firefly säkerställer att personer med åtkomst omfattas av sekretess och endast får åtkomst när det behövs. Firefly vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder utifrån risk, bland annat behörighetsstyrning, krypterad överföring, privata dokument, loggning, säkerhetskopiering, sårbarhetshantering och rutiner för incidenter och återställning.

4. Underbiträden och överföringar

Kunden lämnar ett allmänt tillstånd för Firefly att anlita underbiträden som behövs för tjänsten. En aktuell förteckning över underbiträden lämnas på begäran. Firefly ska ålägga underbiträden motsvarande dataskyddsskyldigheter och informera om planerade väsentliga förändringar så att Kunden får möjlighet att invända på saklig dataskyddsgrund.

Personuppgifter behandlas inom EU/EES när det är möjligt. Överföring till tredjeland får endast ske enligt Kundens instruktion och med en giltig överföringsmekanism samt nödvändiga kompletterande skyddsåtgärder.

5. Bistånd och incidenter

Firefly bistår, med hänsyn till behandlingens art och tillgänglig information, Kunden med registrerades rättigheter, säkerhet, konsekvensbedömningar, samråd med tillsynsmyndighet och skyldigheter vid personuppgiftsincidenter. Firefly underrättar Kunden utan onödigt dröjsmål efter att ha fått vetskap om en incident som berör Kundens personuppgifter.

6. Granskning

Firefly tillhandahåller den information som skäligen behövs för att visa att skyldigheterna enligt artikel 28 GDPR följs och möjliggör skäliga granskningar. Granskning ska normalt aviseras i förväg, genomföras utan onödig störning och omfattas av sekretess. Kunden står för sina kostnader, om inte granskningen visar ett väsentligt avtalsbrott från Firefly.

7. Avtalets slut

När behandlingen upphör ska Firefly, enligt Kundens val, återlämna eller radera personuppgifterna och radera befintliga kopior, om lag inte kräver fortsatt lagring. Radering ur roterande säkerhetskopior sker enligt ordinarie överskrivningscykel och uppgifterna får under tiden inte användas för andra ändamål.