Integritetspolicy för OfficeNord
Här beskriver vi vilka personuppgifter som behandlas i OfficeNord, varför de behövs, hur länge de sparas och vilka rättigheter du har.
1. Vem ansvarar för personuppgifterna?
Firefly Applications AB, org.nr 559511-7614, Händene Lommagården 2, 532 96 Skara, tillhandahåller OfficeNord och är personuppgiftsansvarigt för behandling som rör användarkonton, avtal, support, säkerhet och drift av tjänsten.
När ett kundföretag använder OfficeNord för sin bokföring och fakturering bestämmer kundföretaget vilka uppgifter om exempelvis kunder, leverantörer, kontaktpersoner och ROT/RUT-mottagare som läggs in. Kundföretaget är då normalt personuppgiftsansvarigt och Firefly Applications AB behandlar uppgifterna för kundföretagets räkning.
Frågor om OfficeNords behandling kan skickas till hej@officenord.se.
2. Vilka personuppgifter behandlar vi?
Namn, e-postadress, användaridentitet, företagskopplingar, roller, inloggnings- och aktiveringsuppgifter.
Kontaktuppgifter, företagsuppgifter, kunder, kontaktpersoner, fakturamottagare, betalningsuppgifter och fakturainnehåll.
Verifikat, transaktioner, konton, rapporter, uppladdade eller inmejlade dokument samt uppgifter som tolkas ur dokumenten.
Namn, personnummer, arbetsplats, fastighetsbeteckning och uppgifter om preliminärt avdrag när kunden använder funktionen.
Kontaktuppgifter och den information som lämnas i ett supportärende eller annan kommunikation.
IP-adress, tidpunkter, säkerhets- och ändringsloggar, sessionsuppgifter, webbläsarinformation och tekniska feluppgifter.
3. Varifrån kommer uppgifterna?
Uppgifterna lämnas av dig, av andra användare som administrerar samma företag eller av någon som skickar ett bokföringsunderlag till företagets unika mail-in-adress. Uppgifter kan också skapas när tjänsten används, exempelvis i säkerhetsloggar, ändringshistorik och bokföringsrapporter.
4. Varför behandlar vi uppgifterna?
| Ändamål | Rättslig grund |
|---|---|
| Skapa konto, ge åtkomst och tillhandahålla avtalade funktioner | Fullgöra avtal och vidta åtgärder inför avtal |
| Administrera betalning, bokföring och andra lagstadgade skyldigheter för vår egen verksamhet | Rättslig förpliktelse |
| Skydda tjänsten, förebygga missbruk, felsöka och upprätthålla spårbarhet | Berättigat intresse av en säker och tillförlitlig tjänst |
| Svara på supportfrågor och kommunicera om tjänsten | Fullgöra avtal eller berättigat intresse, beroende på ärendet |
| Behandla kundföretagets bokförings-, faktura- och dokumentuppgifter | Enligt kundföretagets dokumenterade instruktioner i rollen som personuppgiftsbiträde |
OfficeNord använder inte kundföretagets bokföringsunderlag för marknadsföring och säljer inte personuppgifter.
5. Mail-in och dokumenttolkning
Varje kundföretag kan få en unik e-postadress för bokföringsunderlag. När ett mejl skickas dit behandlas avsändare, mottagare, ämnesrad och giltiga bilagor för att lägga dokumenten i rätt företags privata underlagsinkorg. Inbäddade signaturbilder filtreras bort när de kan identifieras som sådana.
Dokument kan tolkas lokalt för att ta fram exempelvis leverantör, fakturanummer, datum och belopp samt föreslå en kontering. Ett förslag bokförs inte automatiskt; användaren måste granska och fatta beslut.
6. Vilka kan ta del av uppgifterna?
Uppgifterna är tillgängliga för behöriga användare i det aktuella kundföretaget och för ett begränsat antal behöriga personer hos Firefly Applications AB när det behövs för support, säkerhet eller drift.
Vi använder leverantörer för bland annat nordisk serverdrift och lagring, inkommande e-post, transaktionell e-post, skydd av registreringsformulär samt driftövervakning. Dessa leverantörer får bara behandla uppgifter för avtalade ändamål och enligt tillämpliga dataskyddsvillkor. En aktuell förteckning över underleverantörer lämnas på begäran.
7. Behandling utanför EU/EES
Vi väljer europeisk behandling och lagring när det är möjligt. Vissa leverantörer kan behandla begränsade uppgifter utanför EU/EES. När en överföring omfattas av reglerna om tredjelandsöverföring ska den stödjas på ett giltigt beslut om adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder, exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler.
8. Hur länge sparas uppgifterna?
- Kontouppgifter sparas så länge kontot eller avtalsrelationen är aktiv och därefter så länge de behövs för att hantera rättsliga krav, säkerhet eller avtal.
- Supportkommunikation och säkerhetsloggar sparas så länge de behövs för ärendet, felsökning, missbruksförebyggande och rättsliga anspråk.
- Kundföretagets material behandlas enligt kundföretagets instruktioner och tjänstens avtal. Kundföretaget ansvarar för att räkenskapsinformation bevaras under den tid bokföringslagen och andra regler kräver.
- Räkenskapsinformation måste normalt bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
- Säkerhetskopior rensas enligt ett rullande säkerhetskopieringsschema och kan därför finnas kvar en begränsad tid efter att information har tagits bort ur den aktiva tjänsten.
9. Dina rättigheter
Beroende på situationen kan du ha rätt att få information och tillgång till dina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, begära radering eller begränsning, invända mot behandling och få ut uppgifter i ett överförbart format.
Rättigheterna är inte absoluta. Exempelvis kan bokföringsregler eller behovet av att fastställa rättsliga anspråk innebära att vissa uppgifter inte får raderas direkt.
Om uppgifterna har lagts in av ett kundföretag bör du i första hand kontakta kundföretaget. Du kan också kontakta oss på hej@officenord.se. Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
10. Automatiserade beslut och marknadsföring
OfficeNord fattar inte beslut med rättsliga eller liknande betydande konsekvenser enbart genom automatiserad behandling. Dokumenttolkning och konteringsförslag är stöd som måste granskas av användaren.
Vi använder inte bokförings-, faktura- eller underlagsuppgifter för riktad marknadsföring.
11. Säkerhet och ändringar
Vi använder tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för bland annat behörighetskontroll, privata dokument, krypterad överföring, spårbar ändringshistorik och säkerhetskopiering. Läs mer på sidan Säkerhet.
Policyn kan uppdateras när tjänsten, leverantörer eller rättsliga krav förändras. Datumet högst upp visar när den senast ändrades. Vid väsentliga förändringar informerar vi berörda användare i tjänsten eller via e-post.