Lägg upp en inventarie – steg för steg

1. Bokför inköpet

   För ett direktbetalt svenskt inköp med 25 % moms och full avdragsrätt: öppna Nytt verifikat → Välj konteringsmall och välj Inköp av inventarie, 25 % moms under Inventarier och tillgångar. Ange beloppet inklusive moms och välj betalkonto. Mallen använder tillgångskonto 1220. Granska konteringen innan du bokför.

   Ha fakturan eller kvittot till hands och notera verifikatet, kontot och tillgångens bokförda anskaffningsvärde. För andra typer av inköp anpassar du konteringen efter underlaget. Inköpsraden behöver finnas i bokföringen för att kunna användas i nästa steg.

2. Välj Registrera som tillgång på verifikatet

   Klicka på Öppna verifikatet efter bokföringen, eller öppna inköpet under Bokfört. Välj Registrera som tillgång vid rätt inköpsrad.

   Appen hämtar beskrivning, datum, tillgångskonto och det belopp på raden som ännu inte är kopplat. Om raden gäller flera inventarier anger du bara denna inventaries del som anskaffningsvärde.

3. Komplettera uppgifterna och spara

   Kontrollera namn och välj en kategori i listan eller skriv en ny i samma fält. Den nya kategorin blir valbar för företagets andra tillgångar när du sparar. Datum tagen i bruk föreslås till inköpsdatumet. Ändra det om inventarien började användas en annan dag, eller töm fältet om den ännu inte används. Ange hela nyttjandeperioden i månader.

   Restvärde är det beräknade värdet när nyttjandeperioden är slut, inte dagens bokförda värde. Granska kontoförslagen för avskrivning och välj Spara utkast. Inköpsraden kopplas samtidigt, så du behöver inte söka fram den igen.

4. Kontrollera och aktivera

   Gå igenom checklistan under Aktivera tillgång och komplettera det som saknas. Klicka sedan på Aktivera. Fakturan eller kvittot hittar du via inköpsverifikatet.

Om du börjar i tillgångsregistret: Välj Lägg till tillgång och fyll i uppgifterna själv. Lämna övergångsdatum tomt och tidigare avskrivet/nedskrivet på 0 för ett nytt inköp. Efter Spara utkast söker du fram verifikatet under Koppla inköpsrad och väljer Koppla rad. Kopplade belopp ska tillsammans motsvara anskaffningsvärdet.

Saknas Registrera som tillgång? Genvägen visas för lediga debetrader på tillgångskonton i kontogrupperna 10–12, utom konton som slutar på 8 eller 9. Redan helt kopplade eller annullerade inköp visas inte. Vid en egen kontonumrering kan du börja i tillgångsregistret och koppla inköpet där.

Kontoval: Fälten visar först relevanta standardkonton för anskaffning, ackumulerad avskrivning, avskrivningskostnad respektive ackumulerad nedskrivning. Använd Visa fler konton av rätt kontotyp om företaget använder andra konton. Tidigare valda egna konton ligger kvar.

Du kan börja med ett utkast. Spara utkast och Aktivera bokför varken inköpet eller någon avskrivning. Inköpet måste vara bokfört och kopplat före aktivering i detta flöde.

1. Ta fram underlaget från det tidigare systemet

   Du behöver ursprungligt inköpsdatum, anskaffningsvärde, datum tagen i bruk, sammanlagda avskrivningar och eventuella nedskrivningar samt återstående avskrivningstid. Välj ett övergångsdatum som är den sista dagen i en månad och använd värdena till och med det datumet.

2. Fyll i tillgången och övergångsvärdena

   Välj Lägg till tillgång. Ange det ursprungliga anskaffningsvärdet och datumen. I fältet för nyttjandeperiod anger du återstående månader efter övergången. Fyll i övergångsdatum, tidigare avskrivet och tidigare nedskrivet som positiva belopp, eller 0 om inget finns.

   Ange en Referens / anskaffningsunderlag och välj konton som stämmer med bokföringen. Restvärdet gäller värdet vid nyttjandeperiodens slut.

3. Stäm av, spara och aktivera

   Kontrollera att värdena stämmer med företagets överförda bokföring. Spara utkastet och följ checklistan för aktivering. Du behöver inte koppla någon inköpsrad i det här flödet.

   Registreringen skapar inga ingående balanser eller andra verifikat. Överföringen av bokföringen hanteras separat. Fortsatta avskrivningar beräknas från månaden efter övergångsdatumet.

Exempel: Ursprungligt anskaffningsvärde 60 000 kr och tidigare avskrivet 24 000 kr, utan nedskrivning, ger bokfört värde 36 000 kr vid övergången. Med 36 månader kvar och restvärde 0 blir planens avskrivning 1 000 kr per månad.

Finns tidigare nedskrivningar pausas automatiska avskrivningar tills en ny plan har dokumenterats under Ny plan / ta i bruk.

1. Kontrollera plan och inställningar

   Granska avskrivningsplanen på tillgångens sida. Under Uppgifter och underlag visar Avskrivningar bokförs om företagets inställning är månadsvis eller årsvis och från vilket datum den gäller. En administratör väljer företagets regelverk, Gäller från och bokföringsfrekvens under Fler åtgärder → Inställningar för tillgångar i registret. Inställningarna behöver sparas även om tillgångarna redan är aktiverade.

   Appens automatiska förslag följer tillgångens linjära avskrivningsplan för K2 och fungerar även för år före 2026. Räkenskapsåret måste bestå av hela månader och vara öppet för bokföring. Använder företaget K1 eller K3 bokför du avskrivningen separat och kopplar den på tillgångens sida.

   Avskrivningar för ett äldre år: Ändra Gäller från till början av det första år du vill hantera, exempelvis 2025-01-01 för kalenderåret 2025. Hantera sedan de äldsta obokförda perioderna först. Inställningen ändrar inte tillgångens plan eller redan bokförda avskrivningar. Inköpsåret begränsar inte stödet: för en äldre tillgång registrerar du tidigare avskrivningar som övergångsvärden eller kopplar redan bokförda avskrivningar, så att de inte bokförs igen.

   Om datum tagen i bruk är tomt får tillgången status Ej tagen i bruk. Ange datum och plan under Ny plan / ta i bruk när den börjar användas.

2. Granska och bokför avskrivningen

   På tillgångarnas startsida visas Avskrivningar att hantera med obokförda perioder och nästa planerade avskrivning. Välj Granska och bokför för att öppna ett färdigt förslag. Äldre månader samlas inom respektive räkenskapsår; hantera äldre år först. Under Bokför avskrivningar kan du ändra föreslaget datum och urval vid behov. Granska verifikationstext, bokföringsdatum, månader, konton, radnoteringar och debet-/kreditsummor och välj Bekräfta och bokför alla. Ett verifikat skapas per tillgång, med automatisk text och nummer vid bokföringen. Ingenting bokförs förrän du bekräftar. Kommande belopp är prognoser enligt nuvarande planer. Låsta perioder och saknade uppgifter förklaras i översikten.

Under Avskrivningsplan ser du avskrivningstiden, hur många månader som är avskrivna och hur många som återstår, inklusive framtida månader. Även vid årsvis bokföring räknas månader: ett årsverifikat kan täcka 12 av 60 månader. Vid en planändring ersätts den tidigare planens framtida månader. Efter försäljning eller utrangering visas bortfallna månader separat. Vid övergång från ett annat system gäller antalet bara planen i detta register; tidigare avskrivningsbelopp ingår däremot i bokfört värde. Rättelser kan påverka beloppen utan att historisk månadstäckning tas bort; se Bokförd historik för förklaringen.

Du kan följa bokfört värde och historik på tillgångens sida. Inför bokslutet väljer du Hantera årets tillgångar under Bokslutsposter och följer de tre stegen för tillgångar. I årsavstämningen jämför Kontroll mot bokföringen registrets värden med bokförda saldon, medan Årets förändringar per tillgång visar vad som har hänt med varje tillgång under året.

Kontrollera att årets avskrivningar är bokförda, även om differensen är noll. Ange en referens till det underlag du granskat och välj Bekräfta årsavstämning. Då sparas årsunderlaget, referensen, vem som bekräftade och tidpunkten. Bekräftelsen skapar ingen bokföring.

Appen har värdena vid övergången. För att visa hela årets förändringar behöver årsavstämningen även värdena vid räkenskapsårets början. Datumet visas ovanför formuläret och kan vara ett annat än 1 januari om företaget har brutet räkenskapsår.

Du kan hoppa över detta för nya inköp som registrerats här. Har övergången skett vid föregående räkenskapsårs slut används övergångsvärdena redan som årets ingående värden.

1. Välj tillgång och ta fram underlaget

   Öppna inventarielistan eller avstämningsunderlaget från det tidigare systemet. Använd värdena vid räkenskapsårets början, inte vid övergångsdatumet.

2. Fyll i de tre beloppen i SEK

   Ingående anskaffningsvärde är anskaffningsvärdet före avskrivningar. Ingående avskrivningar och Ingående nedskrivningar är de sammanlagda beloppen fram till årets början. Ange positiva belopp eller 0 om inget finns. Om tillgången köptes efter årets början är alla tre ingående belopp 0.

3. Ange referens och spara

   Skriv vilket underlag beloppen kommer från, till exempel dokumentnamnet på inventarielistan. Välj Spara årsunderlag. Uppgifterna kompletterar årsöversikten och skapar ingen bokföring.

Exempel: Övergången sker den 30 juni 2026 och räkenskapsåret börjar den 1 januari 2026. Vid årets början var anskaffningsvärdet 60 000 kr, tidigare avskrivningar 12 000 kr och nedskrivningar 0 kr. Ange 60 000, 12 000 och 0 i formuläret. Avskrivningar under januari–juni ingår i årets förändringar, inte i de ingående avskrivningarna.

Appen föreslår vinst- och förlustkonton utifrån tillgångskontot. För inventarier är standardförslagen 3973 och 7973 om de finns i företagets kontoplan. Listorna visar rekommenderade konton först, följt av övriga resultatkonton. Du kan välja ett annat konto direkt. Kontot som behövs används utifrån beräknad vinst eller förlust.

Försäljningslistan visar lediga kreditrader på intäktskonton (3xxx). Välj det ursprungliga försäljningsverifikatet. Beloppet föreslås från radens ännu inte kopplade del; justera till denna tillgångs andel om raden avser flera tillgångar. Ett manuellt ändrat belopp behålls när du byter rad. Töm beloppsfältet och välj en rad igen för ett nytt förslag.

1. Bokför försäljningen

   Bokför ersättningen och eventuell moms. Ta fram verifikatet med försäljningsintäkten i kredit. Om hela avslutet redan är bokfört, använd i stället Koppla redan bokfört avslut.

2. Välj Försäljning på tillgångens sida

   Under Bokför avskrivning eller avslut väljer du Försäljning, datum, försäljningsraden och denna tillgångs försäljningspris exklusive moms. Ange vinst- och förlustkonto enligt företagets kontoplan. Appen använder det konto som behövs för resultatet.

3. Granska och bekräfta

   Förslaget tar bort tillgångens anskaffningsvärde och ackumulerade avskrivningar/nedskrivningar samt inkluderar återstående planavskrivningar till månaden före försäljningen. Försäljningsintäkten omförs till vinst eller förlust; betalning och moms bokförs inte igen. Granska raderna, ange en beskrivning och välj Bekräfta och bokför.

Finns avskrivningar från försäljningsmånaden eller senare behöver de rättas först. Hantera även tidigare års avskrivningar och senare händelser före avslutet.

1. Välj Utrangering

   Öppna tillgången och välj Utrangering under Bokför avskrivning eller avslut. Ange avslutsdatum och förlustkonto om ett bokfört värde återstår.

2. Kontrollera förslaget

   Appen inkluderar kvarvarande planavskrivningar till föregående månad och bokför bort tillgången. Ingen ersättning ska anges. Rätta eventuella avskrivningar från avslutsmånaden och framåt först.

3. Bokför och spara underlaget

   Ange varför tillgången utrangeras och bekräfta bokföringen. Spara underlaget på verifikatet. Tillgången finns kvar i historiken med status Utrangerad.

1. Kontrollera tidigare händelser

   Bokför eller koppla tidigare planmånader först. En ny plan får inte börja före redan bokförda värdehändelser eller senare planversioner. Efter en nedskrivning är planen pausad tills ett nytt planunderlag har sparats.

2. Ange återstående period

   Öppna Fler åtgärder → Ny plan / ta i bruk. Ange månadens första dag, återstående månader och beräknat restvärde. Datumet måste ligga efter ett eventuellt övergångsdatum.

3. Dokumentera skälet och spara

   Beskriv varför planen behöver ändras, till exempel en felaktig plan, nedskrivning eller första bruk. Spara plan skapar en ny planversion. Det bokför ingen avskrivning. Kontrollera den nya planen och bokför därefter avskrivningar som vanligt.

För en tillgång som ännu inte tagits i bruk ändras status till I bruk när planen sparas. Automatiska planer kräver samma inställningar som automatiska avskrivningar.

1. Ta fram avskrivningsverifikatet

   Använd detta när avskrivningen redan finns i bokföringen men saknas i registret. Tillgången ska vara i bruk. Kopplingen utgår från appens plan och kräver dess stödda regelverk och bokföringsdatum.

2. Välj båda raderna

   Under Fler åtgärder → Koppla redan bokförd avskrivning anger du verifikatets datum, kostnadsraden i debet och ackumulerad avskrivning i kredit. Raderna måste tillhöra samma verifikat, använda tillgångens konton och ha lediga belopp som täcker planens avskrivning.

3. Ange referens och koppla

   Välj Koppla avskrivning. Appen kopplar planbeloppet och markerar månaderna som hanterade. Ingen ny bokföring skapas. Kontrollera historiken och bokfört värde efteråt.

1. Förbered konton och underlag

   Tillgången behöver ett konto för ackumulerad nedskrivning. Saknas det kan det läggas till under Ändra bokföringskonton. Bokför nedskrivningen separat utifrån ditt bedömningsunderlag.

2. Koppla verifikatets rader

   Välj Fler åtgärder → Koppla redan bokförd nedskrivning. Ange kostnadsraden i debet, nedskrivningskontot i kredit, verifikatets datum, nedskrivningsbelopp och orsak/underlag. Båda raderna ska tillhöra samma verifikat.

3. Granska och skapa ny plan

   Koppla och pausa plan uppdaterar registret utan ny bokföring. Beloppet får inte överstiga tillgångens bokförda värde. Granska kvarvarande värde och spara därefter en ny plan innan automatiska avskrivningar fortsätter.

1. Börja med den senaste händelsen

   Öppna Fler åtgärder → Rätta bokförd händelse. Välj den senaste kvarvarande händelsen. Om flera händelser behöver rättas gör du det i omvänd ordning.

2. Ange datum och orsak

   Välj ett rättelsedatum mellan originaldatumet och idag i en öppen period. En senare plan som bygger på händelsen kan behöva hanteras innan rättelsen kan göras.

3. Granska motkonteringen

   Förhandsgranska, kontrollera raderna och bekräfta bokföringen. Appen skapar ett rättelseverifikat och behåller originalet i historiken. Även rättelse av en kopplad avskrivning eller nedskrivning skapar bokföring för det kopplade beloppet.

Har rättelseverifikatet redan bokförts ska du i stället koppla en bokförd rättelse. Ett manuellt bokfört avslut rättas genom den kopplingen.

1. Kontrollera att hela händelsen är bokförd

   Verifikatet ska innehålla avslutet av tillgångens saldon, inte bara försäljningsintäkten. Före ett avslut behöver avskrivningarna till föregående månad vara hanterade och senare händelser rättade.

2. Välj typ och verifikat

   Öppna Fler åtgärder → Koppla redan bokfört avslut eller rättelse. Välj bokförd försäljning, utrangering eller rättelse. Ange verifikat, dess bokföringsdatum och underlag/orsak. Vid rättelse väljer du också originalhändelsen.

3. Kontrollera och koppla

   Appen kontrollerar rörelserna på tillgångskontona mot registervärdena. Kopplingen uppdaterar registret och historiken utan att skapa ett nytt verifikat.

1. Hantera tidigare avskrivningar

   Kontrollera avskrivningarna till föregående månad och eventuella senare händelser innan kontobytet.

2. Bokför flytten om saldon ska byta konto

   Verifikatet ska endast flytta hela tillgångens aktuella saldon från gamla till nya konton. Om inga saldon flyttas behövs inget verifikat, till exempel när du lägger till ett nedskrivningskonto före första nedskrivningen.

3. Välj nya konton och koppla

   Under Uppgifter och underlag → Bokföringskonton → Ändra bokföringskonton väljer du datum, eventuellt verifikat, nya konton och orsak. Kontrollera och koppla omklassificering uppdaterar kontona utan ny bokföring. Historiska rapporter behåller tidigare konton.

Ett utkast ändras via Redigera utkast. Namn, kategori, serienummer och placering kan uppdateras under Fler åtgärder → Ändra namn och placering. Det ändrar inte bokförda belopp.

Faktura eller kvitto som hör till inköpet nås via Visa verifikat under Uppgifter och underlag.

Om registreringen blev fel och saknar bokförda händelser kan du välja Återta registrering utan bokförda händelser och ange en orsak. Det återtar registerposten, inte själva inköpsverifikatet.

Öppna årets bokslut och välj Hantera årets tillgångar under Bokslutsposter → Tillgångar och avskrivningar. Du kommer tillbaka till samma bokslut när du är klar.

1. Kontrollera tillgångar

   Kontrollera att årets inköp finns med och att försäljningar och utrangeringar har hanterats. Färdigställ eller återta utkast. Tillgångar som köpts eller förts över efter årets slut tas inte med. Öppna den tillgång som en varning gäller för att åtgärda den.

2. Granska och bokför avskrivningar

   Appen föreslår återstående avskrivningar till det valda räkenskapsårets slut, även vid brutet räkenskapsår. Redan bokförda månader räknas bort. Du behöver inte ange ett datum eller en beskrivning. Granska verifikationstext, konton, belopp och månader innan du bekräftar bokföringen. Äldre års obokförda månader måste hanteras i respektive år först.

   Om ingen avskrivning återstår går du vidare till avstämningen. Om automatisk avskrivning inte är möjlig visas orsaken. En avslutad momsperiod hindrar inte en avskrivning på årets sista dag i steget Bokslutsposter när kontona saknar momskod och är avskrivningskonton. Andra spärrar gäller fortfarande.

3. Bekräfta avstämningen

   Kontroll mot bokföringen jämför registervärdet och huvudbokens saldo på varje konto. Årets förändringar visar ingående värden, inköp, avskrivning, nedskrivning, avgång och rättelser per tillgång. Utred differenser och saknade uppgifter. Noll i differens betyder inte att årets avskrivningar är klara.

   Exportera årsunderlaget vid behov. Ange vilket underlag du granskat och välj Bekräfta årsavstämning. Bekräftelsen sparar underlaget, referensen, användaren och tidpunkten utan att skapa ny bokföring. Ändras underlaget behöver du granska och bekräfta igen. Välj sedan Tillbaka till bokslutet.

Har företaget inga registrerade tillgångar behöver du inte bokföra någon avskrivning här, men kontrollera att inga inköp saknas. Vid övergång mitt under året kan ingående årsvärden behövas. Tillgångar som hanteras separat kan tas med genom externt register. Årsavstämningen finns även under Fler åtgärder → Årsavstämning i registret.

Låst period eller pågående bokslut? Följ felmeddelandet för det år som händelsen påverkar. Ett senare bokslutssteg kan behöva backas till Bokslutsposter innan underlaget ändras.

Använd detta i årsavstämningen när vissa tillgångar fortfarande hanteras i ett separat register. Ta bara med belopp som inte redan ingår i tillgångsregistret här, så att värdena inte räknas dubbelt.

1. Ta fram utgående saldon per konto

   Använd det externa registrets avstämda värden vid det valda räkenskapsårets slut.

2. Ange konto, saldo och referens

   Under Tillgångar som hanteras i ett annat register väljer du konto och anger saldot med samma tecken som huvudboken: positivt för debet och negativt för kredit. Ange vilket underlag saldot kommer från.

3. Spara och granska igen

   Upprepa för berörda konton. Ett nytt värde för samma konto och år ersätter det tidigare externa saldot. Kontrollera differenserna igen innan årsavstämningen bekräftas. Detta skapar ingen bokföring och ingen individuell tillgång här.