Så bokför du ett kvitto
När du bokför ett kvitto visar du vad företaget har köpt, eventuell moms och hur köpet betalades. Här ser du ett enkelt exempel och vad du gör om du betalade med egna pengar.
- Spara kvittot och kontrollera att köpet hör till företaget.
- Kontrollera datum, säljare och totalbelopp.
- Välj konto för köpet och för hur det betalades.
- Kontrollera moms, debet och kredit innan du bokför.
1. Kontrollera underlaget
Kontrollera att kvittot är läsbart och visar datum, säljare, vad köpet gäller, totalbelopp och eventuell moms. Om flera filer hör till samma köp kan de kopplas till samma verifikat.
2. Välj kontering
Att kontera betyder att välja bokföringskonton för köpet. Kostnadskontot visar vad du köpt, till exempel programvara. Betalningskontot visar var pengarna kom från. Om du får dra av momsen bokför du den separat.
Kontrollera momsen. Ett belopp på kvittot är inte automatiskt avdragsgill moms. Kontrollera momssats, vad köpet avser och företagets avdragsrätt.
Exempel: programvara för 1 250 kr
Anta att ett svenskt företag köper programvara för 1 250 kr inklusive 25 procent moms, betalar direkt från företagskontot och har full avdragsrätt. Nettokostnaden är då 1 000 kr och momsen 250 kr.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5420Programvaror | 1 000 kr | – |
| 2641Debiterad ingående moms | 250 kr | – |
| 1930Företagskonto | – | 1 250 kr |
| Summa | 1 250 kr | 1 250 kr |
Det är ett förenklat exempel. Välj kostnadskonto efter vad företaget faktiskt har köpt.
3. Bokför och spara underlaget
När debet och kredit balanserar kan verifikatet bokföras. Underlaget kopplas då till verifikatet och kan öppnas vid en senare granskning. Ett kopplat bokföringsunderlag ska inte raderas fristående från bokföringen.
Om du betalade med egna pengar
Använd inte företagskontot 1930 om pengarna drogs från ditt privata konto. I en enskild firma bokförs ägarens betalning normalt som en egen insättning. I ett aktiebolag bokförs ett utlägg för bolagets räkning normalt som en skuld till den som betalade.
När ett aktiebolag ersätter utlägget minskar skulden och bankkontot. Kostnaden ska inte bokföras en gång till. Spara kvittot och anteckna vem som betalade.
Om kvittot saknas
Be först säljaren om en kopia. Om det inte går behöver du själv dokumentera köpet: datum, säljare, belopp, vad du köpt och varför kvittot saknas. Spara även betalningsbevis. Ett kontoutdrag visar betalningen, men räcker inte alltid för att visa vad köpet gällde eller styrka momsavdrag.
Hur länge ska kvittot sparas?
Spara bokföringsunderlaget i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Avslutas räkenskapsåret under 2026 ska underlaget alltså sparas till och med 2033.
Ett papperskvitto får kastas efter säker skanning eller fotografering om överföringen inte innebär risk för att uppgifter förändras eller försvinner. Kontrollera hela bilden och se till att filen förblir läsbar och tillgänglig under arkiveringstiden. Läs mer hos Bokföringsnämnden om arkivering.
Så gör du i OfficeNord
Ladda upp kvittot och skapa ett verifikat. Välj en konteringsmall eller fyll i kontona själv. Om programmet föreslår uppgifter från filen kontrollerar du dem mot kvittot. Granska moms och betalningskonto innan du bokför.