Så skapar du ditt första verifikat
Ett verifikat i OfficeNord samlar bokföringen av en affärshändelse, till exempel ett köp eller en betalning. Du anger datum, beskriver händelsen och väljer konton. Här går vi igenom ett enkelt exempel.
- Ett bokföringsdatum inom rätt räkenskapsår.
- En tydlig beskrivning av affärshändelsen.
- Konton och belopp som balanserar.
- Dokumentation som visar vad som har hänt.
Vad är en verifikation?
En verifikation är uppgifterna som dokumenterar en affärshändelse. Den kan bestå av ett kvitto, en faktura eller uppgifter som företaget sammanställer självt. Den ska normalt visa när den sammanställdes, när händelsen inträffade, vad den gäller, belopp och motpart. Ett verifikationsnummer gör att den går att hitta i bokföringen.
Konteringsraderna visar hur händelsen bokförs på olika konton. Ett konto är en kategori, till exempel företagskonto eller programvaror.
Vad betyder debet och kredit?
Varje affärshändelse påverkar minst två konton. Ett köp som betalas direkt från företagskontot kan exempelvis öka ett kostnadskonto i debet och minska bankkontot i kredit. Debet är vänster sida i bokföringen och kredit är höger sida. Om beloppet ökar eller minskar ett saldo beror på kontotypen.
Ett enkelt exempel utan moms
Företaget flyttar 5 000 kr från sitt vanliga företagskonto till ett annat bankkonto. Pengarna lämnar inte företaget och ingen kostnad uppstår. Endast placeringen mellan två tillgångskonton förändras.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1940Övriga bankkonton | 5 000 kr | – |
| 1930Företagskonto | – | 5 000 kr |
| Summa | 5 000 kr | 5 000 kr |
Exemplet visar varför ett verifikat kan vara balanserat utan att påverka företagets resultat.
Skapa verifikatet i OfficeNord
- Beskriv vad affärshändelsen gäller.
- Välj det datum då affärshändelsen ska bokföras.
- Sök fram konto med nummer eller namn.
- Fyll i debet eller kredit på varje rad.
- Koppla ett uppladdat underlag eller lägg till en ny fil.
- Kontrollera balansen och bokför.
En konteringsmall kan fylla i vanliga rader och beräkna beloppen, men kontrollera alltid resultatet innan du bokför.
Efter bokföringen
Verifikatet får ett nummer i företagets serie och visas i listan över bokförda verifikat. Därifrån kan du öppna rader och underlag. Om något blev fel ska det rättas spårbart, inte döljas genom att den historiska posten skrivs över.
Om underlag saknas eller beloppen inte balanserar
Finns inget underlag från någon annan behöver företaget självt dokumentera händelsen. För överföringen ovan kan kontoutdrag och en beskrivning av vilka konton pengarna flyttats mellan ingå i dokumentationen.
Om debet och kredit skiljer sig åt: jämför varje rad med underlaget. Kontrollera särskilt totalbelopp, moms och om ett belopp hamnat i fel kolumn. Lägg inte till en extra rad bara för att få summorna lika.