Så importerar du en SIE 4-fil
En SIE 4-fil innehåller bland annat räkenskapsår, konton, saldon och verifikationsposter. Med den kan du flytta tidigare bokföring utan att registrera varje verifikat igen.
- Exportera SIE 4 från det gamla systemet.
- Ladda upp och kontrollera filen i OfficeNord.
- Granska räkenskapsår och antal verifikat.
- Starta importen och kontrollera rapporterna efteråt.
Vad är SIE 4?
SIE betyder Standard Import och Export. Typ 4 innehåller även räkenskapsårets verifikationsposter och används därför när löpande bokföring ska flyttas mellan system. Formatet är öppet och programleverantörsoberoende.
Förväxla inte SIE 4 med en PDF-rapport. SIE-filen är strukturerad data som ett bokföringsprogram kan läsa in.
Vad behöver flyttas separat?
SIE 4 flyttar bokföringsuppgifter. Kvittofoton och fakturabilagor följer inte med som dokument i filen. Räkna inte heller med att kundregister, fakturornas betalningsstatus eller programmets inställningar överförs.
Spara därför underlag och viktiga rapporter separat innan du avslutar det gamla systemet. Kontrollera hur du ska kunna hitta underlaget till varje historiskt verifikat.
1. Exportera från det tidigare systemet
Välj SIE 4 eller SIE typ 4 i det program du lämnar. Exportera ett komplett räkenskapsår i taget när det är möjligt och ändra inte filen manuellt efter exporten.
Spara originalfilen. Behåll en oförändrad kopia innan du provar importen. Den är värdefull om något behöver jämföras senare.
2. Kontrollera filen före import
I OfficeNord sker importen i två steg. Den första kontrollen visar bland annat filens räkenskapsår, datumintervall och hur många verifikat som kommer att importeras. Ingenting bokförs förrän du väljer att slutföra importen.
Räkenskapsår 2025-01-01–2025-12-31, bokföringsdatum inom året och samma antal verifikat som i exporten från det tidigare systemet.
Fel företag, oväntade datum, mycket färre verifikat än väntat eller varningar som du inte förstår.
- Stämmer företag och räkenskapsår?
- Är första och sista bokföringsdatum rimliga?
- Stämmer antalet verifikat med exporten?
- Finns det varningar som behöver förstås innan du fortsätter?
3. Slutför och följ upp
När kontrollen ser rätt ut startar du importen. En stor fil kan fortsätta bearbetas i bakgrunden. Kontrollera därefter resultatrapport, balansrapport och några verifikat mot det gamla systemet.
Importerade historiska momsperioder och avslutade räkenskapsår behöver normalt inte göras om. I OfficeNord kan de i stället markeras som hanterade i det tidigare systemet.
Vanliga problem vid SIE-import
- Fel räkenskapsår: kontrollera exportens datum och vilket år du importerar till.
- Saldon skiljer sig: jämför ingående balans, årets resultat och bankkonto med det gamla systemet för samma datum.
- Konton eller tecken blir fel: spara felmeddelandet och kontrollera exportinställningarna. Ändra inte originalfilen på måfå.
- Osäker på om importen blev klar: kontrollera importens status och bokförda verifikat innan du försöker igen. En ny import kan annars ge dubbla poster.
Börja den löpande bokföringen i det nya systemet först när du har stämt av det som importerats.