Så rättar du ett bokfört verifikat
Ett bokfört verifikat ska rättas så att både den ursprungliga posten och rättelsen går att följa. I OfficeNord görs det genom ett motverifikat och, när det behövs, ett nytt korrigerat verifikat.
- Öppna verifikatet och kontrollera vad som blev fel.
- Annullera det med ett motverifikat.
- Kopiera vid behov uppgifterna till ett nytt utkast.
- Rätta utkastet och bokför ett nytt verifikat.
Annullering tar bort effekten, inte historiken
När ett verifikat annulleras skapas ett nytt verifikat med omvända debet- och kreditbelopp. De två verifikaten tar tillsammans bort den ekonomiska effekten, samtidigt som nummerserie och ändringshistorik bevaras.
I OfficeNord kan du visa annullerade verifikat i listan över bokförda verifikat. Original och rättelse ska gå att följa även efter ändringen.
Så hänger rättelsen ihop
Visar vad som bokfördes och behålls i historiken.
Vänder debet och kredit och tar bort effekten.
Skapas när affärshändelsen fortfarande ska bokföras.
Originalet och motverifikatet tar tillsammans ut varandra. Det gäller deras sammanlagda effekt. Om posterna ligger i olika perioder behöver du kontrollera varje berörd period separat.
Skapa den korrekta bokföringen i OfficeNord
Om affärshändelsen fortfarande ska bokföras kan du kopiera originalet. Konton, belopp, datum och beskrivning fylls då i som ett nytt utkast, men bifogade filer kopieras inte automatiskt. Kontrollera och koppla rätt underlag innan det nya verifikatet bokförs.
När rättelsen kan vara spärrad i OfficeNord
Ett verifikat som hör till en stängd momsperiod kan inte rättas utan att momsflödet hanteras först. Verifikat som själva skapats av momsrapporten kan också vara skyddade, eftersom en fristående rättelse annars skulle göra rapporten och bokföringen inkonsekventa.
Välj rätt datum. Om en redan redovisad momsperiod påverkas kan rättelsen även kräva en ny momsdeklaration. Bedöm därför perioden innan du fortsätter.
Exempel: samma bankavgift bokfördes två gånger
Anta att banken dragit en avgift på 400 kr utan moms, men att du råkat bokföra den två gånger. Varje verifikat har 400 kr i debet på 6570 Bankkostnader och 400 kr i kredit på 1930 Företagskonto.
Annullera det ena verifikatet. Motverifikatet får då 400 kr i kredit på 6570 och 400 kr i debet på 1930. Kvar blir en kostnad på 400 kr och en minskning av bankkontot med 400 kr. Du behöver inget nytt verifikat eftersom den andra, korrekta bokningen redan finns.
Exempel: rätt belopp men fel kostnadskonto
Om bankavgiften i stället bokförts på 5420 Programvaror vänder motverifikatet den felaktiga bokningen: 400 kr i kredit på 5420 och 400 kr i debet på 1930. Därefter bokför du ett nytt verifikat med 400 kr i debet på 6570 och 400 kr i kredit på 1930.
Beskriv vad som blev fel och hänvisa till originalets verifikationsnummer. Rättelsen ska gå att följa, inklusive när den gjordes och av vem. Kontrollera rättelseperioden innan du bokför, särskilt om moms eller bokslut redan är klart.